תבנית לכתיבת מיילים באנגלית
מאת: יפעת מן / ינואר 2022 / 10 דקות קריאה
1. תבנית לכתיבת מיילים באנגלית - המדריך לכתיבה נכונה ויעילה
תבנית לכתיבת מיילים באנגלית חשובה לכתיבה קולחת ואפקטיבית. התכתבות באנגלית הפכה למשימה שכיחה ויומיומית ולכן יש לזכור שבמיוחד בתקשורת עסקית גלובלית, המיילים שאנו שולחים הם מסמכים רשמיים לכל דבר. לפיכך, כתיבת מייל באנגלית צריכה להיות רשמית, רהוטה ומתומצתת.
חשוב להשתמש בתבנית לכתיבת מיילים באנגלית, שכוללת פתיח, גוף (שבד"כ כולל 1-3 פסקאות) וסיומת, וכן לזכור שלכל פסקה יש את הסיבה ואת משפטי המפתח המתאימים והרלבנטיים לה. בנוסף, יש לעשות שימוש במשפטים שלמים באנגלית ובכללי הדקדוק, התחביר והפיסוק המקובלים בכתיבה באנגלית עסקית פורמלית. ובנוסף, חשוב לשבץ מילות קישור בין ובגוף הפסקאות, שמאפשרות לנמען בהירות רבה יותר והבנה משופרת של הטקסט.
אז מהו המבנה של מייל רשמי באנגלית?
2. מבנה הסנדוויץ' של מייל רשמי באנגלית
המבנה של מייל רשמי באנגלית הוא כמו מבנה של כריך — יש את הנושא של המייל, שאפשר לחשוב עליו כפרוסת הלחם העליונה בכריך. לאחר מכן נוסיף את גוף המייל אותו ניתן להקביל לכל מה שאוהבים להכניס לתוך הכריך. ולסיום, יש את החתימה האלקטרונית, שמקבילה לפרוסת הלחם התחתונה בסנדוויץ' שלנו.
השוואה בין כתיבת מייל רשמי באנגלית להכנת כריך גבינה
כאמור, ניתן להקביל דואר אלקטרוני באנגלית לכריך גבינה עם מספר שכבות. להלן מתכון הכולל את כל ה-"מרכיבים" המומלצים. מתחתיו תמצאו את תבנית הסנדוויץ' עם משפטים לדוגמא:
3. ההבדל בין כתיבה פורמלית לכתיבה בלתי-פורמלית בתקשורת אלקטרונית באנגלית
בהתכתבות עסקית חשובה העקביות, הן במבנה והן מבחינת טון הכתיבה. לכן, במידה והמייל רשום בצורה פורמלית, יש חשיבות לשמור על כתיבה רשמית לאורך כל המייל. מאידך, במידה ועברנו להתכתבות בלתי-רשמית, נקפיד לכתוב בצורה קלילה וחברית יותר.
ההבדלים בין כתיבה פורמלית לכתיבה בלתי-פורמלית, כולל ביטויי מפתח:
Email Parts Formal Writing Informal Writing
4. תבנית לכתיבת מייל פורמלי באנגלית, הכוללת הסבר ומשפטי מפתח לכל פסקה
I. Subject Line: Our Menu for the Formal Business Email
II. Introductions
- Dear Ms. Smith,
- Dear Mr. Cohen,
- Hi/Hello,
- Michael,
- Dear Sir/Madam,
- To whom it may concern,
III. Opening Paragraph
This paragraph is the connection to the subject of the email:
- I hope business has been successful so far this year.
- I hope business is back on track.
- I hope your week is off to a good start.
- I trust your weekend was pleasant.
- Further to your email of January 1st…
- Further to our discussion on January 1st…
- In reply to your email of January 1st…
- In response to your message from January 1st…
- Per your request…
- Per your RFP (Request for Approval)…
- Thank you for your last email.
- I would like to update you about…
- I would like to draw your attention to…
IV. Body of the email
This is where you clearly state the purpose of the email:
- Our company can offer knowledge of the newest products…
- Our company specializes in… and some of our satisfied clients are…
- I will be arriving on flight 552 to New York, expected to land at 5.00 p.m. local time.
- It is our policy to…, therefore, …
- The products/goods/samples you requested/ordered should be ready by/within/no later than/in two weeks.
- Which port do you need the shipment to be sent to?
- Attached please find our confirmation of order number 234.
- Sorry for the delay in replying to your request/question.
- Let’s be sure we are working on the same version.
V. Ending paragraph
This is where you state your desirable result, required outcome or action items:
- I would appreciate the opportunity to meet with you and discuss…
- Your attention and cooperation in this matter would be greatly appreciated.
- In light of the facts mentioned above, I hope/believe…
- If I can provide further details/information, I will be glad to do so.
- If you have any further questions, do not hesitate to contact me.
- Please call me at your earliest convenience so we could discuss these and other issues.
- I would appreciate it if you could send us a quick reply so that the purchase order could be moved forward.
- I am attaching all the necessary documentation to verify the above mentioned.
- Attached please find…
- Could you please clarify as I would like to make sure we are working on the same version.
- Please respond as soon as you have an answer (by Monday if possible) so we could be sure to meet our deadline commitment.
- Would it be possible to receive more information about this initiative?
- Let me know as soon as you can (Monday would be great).
- We will look into this matter and get back to you with an update by no later than next Tuesday.
- Would it be possible to receive more information about this topic/matter?
VI. Closing sentences
- I look forward to… (your reply, hearing from you, meeting you).
- I look forward to receiving your order.
- Thank you for understanding.
- Thank you in advance.
- Please let me know of your answer by next Monday.
- Please respond as soon as you have an answer (by Monday, if possible) so we could be sure to meet our deadline/commitment.
- Please let me know as soon as you can (Monday would be great).
- Please let me know before Tuesday as we are putting the order through.
- Please let me know if I can be of further assistance.
- Please feel free to contact me at any time.
- Please let me know if you have any questions and/or comments.
- Please feel free to contact me with any questions and/or concerns you may have.
- Please inform me if you need further clarifications.
- I would appreciate your response at your earliest convenience.
- I would appreciate the opportunity to meet with you and discuss…
VII. Salutations
- Sincerely,
- Sincerely yours,
- Regards,
- Best regards,
VIII. Electronic Signature
Yifat Mann
General Manager
TriEnglish – English, Business & Intercultural Communication
0505555555 :Mobile
1800352040 :Office
5. תבנית לכתיבת מייל בלתי-פורמלי באנגלית
6. שימוש בקיצורים וראשי תיבות בכתיבה עסקית באנגלית
נוטריקון, באנגלית acronym, היא מילה המורכבת מראשי תיבות של כמה מילים, כתובה באותיות גדולות, והופכת בעצם למילה בפני עצמה. ככלל, אנחנו פחות ממליצים של שימוש בקיצורים בכתיבה עסקית. זאת על מנת להבטיח שהמייל ברור לשני הצדדים, עם כמה שפחות אפשרות לאי-הבנות ובלי להטריח את הצד השני, שאולי לא מכיר את ראשי התיבות בהם השתמשנו ויאלץ לחפשו בגוגל או בהתכתבויות קודמות. יחד עם זאת, ישנם ראשי תיבות שכיחים בכתיבה עסקית, שכל עוד שני הצדדים מכירים ועושים בהם שימוש, ניתן לשלבם במייל. להלן טבלה עם 16 קיצורים שכיחים בתקשורת בינלאומית שאספנו עבורכם:
7. הכללים הבלתי-כתובים של תקשורת אלקטרונית באנגלית
- יש לראות מייל כמסמך התכתבות רשמי, אותו ניתן להעביר הלאה, להעתיק ואף להשתמש בבית משפט, לכן כתבו לעניין, בצורה ברורה ומסודרת והשמיטו מידע שעשוי להיות רגיש או חסוי.
- יש להשתמש בברכת פתיחה כמו גם בברכה בסוף המייל (דוגמא לברכת פתיחה: Dear Ms. Gordon ודוגמא לברכת סיום: Regards או Sincerely).
- מומלץ לכתוב במשפטים מלאים ולהשתמש בסימני פיסוק, במיוחד בפסיקים ובנקודות בסוף כל משפט (ישראלים נוטים לשכוח לעיתים). בנוסף, יש להתחיל כל משפט באות גדולה (Capital Letter) וכן להשתמש באותיות גדולות בתחילת שמות של אנשים, מקומות, מדינות, ימות השבוע, חודשים ושמות של חברות וארגונים. וכמובן לא לשכוח תמיד להריץ בדיקת איות. למרות שיש בדיקת איות גם באאוטלוק, אנו ממליצים לכתוב מיילים חשובים במסמך וורד, לעשות בו את כל השינויים הנדרשים ואז להעתיק ולהדביק אותו בתוכנת המיילים שלכם. כך הכי בטוח שהגעתם למייל שהוא כתוב נכון ועושה רושם רציני ומקצועי.
- אנו ממליצים מאוד לכתוב מייל אחד לכל נושא עיקרי, אותו תוכלי להרחיב בעזרת שימוש ברשימה המורכבת ממספרים או מבולטים. למה זה טוב?
- רשימה של תתי-נושאים היא דרך ברורה, נקייה ונעימה יותר לעין.
- המכותב יכול להתייחס לכל סעיף בנפרד ולענות ע"י שימוש באותן הנקודות.
- שימוש ברשימה הופך את הנושא לברור וקל יותר לקריאה.
- חשוב להוסיף שורת נושא ברורה ומתומצתת. זכרו שכולנו מקבלים עשרות (אם לא מאות) מיילים ביום ושורת הנושא שתופיע במייל היא כרטיס הביקור שלו והיא תקבע אם ומתי המכותב יפתח את המייל ממך. בנוסף בפסקה השנייה במייל יש לחזור על הנושא על מנת לחבר את הקורא להקשר. חשוב להבין שככל שתהיו יותר ברורים, כך יקל על הקורא להתייחס או לטפל בנושא עליו כתבתם.
- במידה וצירפתם מסמך למייל, מאוד חשוב לציין זאת במייל במשפט כגון: Attached please find the relevant document. מכיוון שיש וירוסים וספאמים ללא סוף שמסתובבים במרחב הווירטואלי, העובדה שציינתם שצירפתם קובץ נותנת לקורא אישור שזה בטוח לפתוח את המסמך המצורף.
- מייל עסקי צריך להיות קצר, ממוקד וישיר. וכן, אנחנו יודעים שזה לוקח זמן להביא מייל למצב זה, אבל זה שווה את זה! ככל שהמייל ענייני וברור יותר, כך תוכלו לקדם את העסקים שאתם מובילים ולהימנע מאי-הבנות, פגיעה בצד השני או הצורך בהתכתבויות חוזרות ונשנות. בואו נסכם שהמייל העסקי צריך להיות "קצר וקולע".
- חשוב לציין באופן ברור ותמציתי מהן הפעולות או הבקשות שלכם, שבגינן כתבתם את המייל. חברות מסוימות קוראות לזה action items. חשוב לציין אותם באופן ספציפי, כולל מידע כגון:
- מי צריך לעשות מה
- מתי ואיפה
- מדוע – יש לציין את הסיבות לבקשות שלכם על מנת שגם הצד השני יבין, בצורה חיובית והולמת, מדוע אתם זקוקים למידע/מסמך/תשובה אותם ביקשתם במייל. דוגמא באנגלית יכולה להיות משהו כמו:
- חשוב להשתמש בחתימה אלקטרונית, גם אם כבר התכתבתם בעבר, וזאת על מנת שפרטי ההתקשרות שלכם יהיו זמינים לקורא בכל פעם מחדש.
- ונעבור לגוף המייל:
- יש להשתמש בפורמט למייל עסקי כפי שמופיע בסעיף 3 לעיל (גם אם בכל פסקה יש לכם רק משפט או שניים).
- יש לכתוב כל מסר בצורה חיובית, גם אם הוא לכאורה שלילי. שימו לב להבדל בין שני המשפטים הבאים:
- מכיוון שבעסקים גלובליים עסקינן, הישארו מקצועיים וענייניים, אל תיקחו שום דבר אישי ואל תהפכו שום דבר לאישי. זכרו, בעסקים לא חייבים להיות חברים כדי להמשיך לעבוד ביחד בצורה שעונה על האינטרסים של שני הצדדים.
- זכרו שאתם כותבים באנגלית, שהיא בד"כ שפה שנייה לכם, לקולגות, ספקים או בעליי עניין מארצות שונות ולכן צריך לכתוב באופן שלוקח בחשבון רגישויות בין-תרבותיות. לכן אנו ממליצים:
- להשתמש במילים ברורות, שלא משתמעות לשני פנים
- לכתוב משפטים קצרים, ברורים ופשוטים, שמחוברים ע"י מילות קישור, לדוגמא: moreover, in addition, however, due to, therefore, for example, in order to
- חשוב לכתוב בפסקאות קצרות, גם אם זה אומר שאתם צריכים לעבוד קשה יותר ע"מ לקצר ולפשט את המסר… מכירים את המשפט המפורסם הבא? הוא בעצם ממחיש את הנקודה:
בחלק הבא תמצאו שלוש דוגמאות למיילים עסקיים, מהם תוכלו לשאוב רעיונות למיילים שלכם. בנוסף, בסעיף האחרון תמצאו לינק למידע נוסף אודות ההכשרה לכתיבה עסקית אותה אנו מתאימים לכל לקוח ומעבירים בחברות וארגונים. כמו כן, תמצעו שני לינקים לכלים נוספים, שיסייעו לכם בכתיבת מיילים באנגלית.
8. דוגמאות לשלושה מיילים עסקיים
(1) דוגמא למייל באנגלית בנושא קביעת פגישה
(2) דוגמא למייל באנגלית בנושא תשובה חיובית לספק
(3) דוגמא למייל באנגלית בנושא סירוב מעודן ודיפלומטי
